先分清楚：回覆查詢與管理留言
關鍵字自動回覆是顧客留言符合規則後，觸發你預先準備的公開回覆及首次私訊。隱藏、過濾或刪除留言則屬於留言管理，目的和結果不同。設定回覆規則，不代表系統會自動隱藏不合適留言，也不代表它會理解每句話或判斷顧客意圖。
由一篇貼文選出自然關鍵字
先看貼文向顧客提供甚麼，再選顧客容易輸入的字。如果貼文請人留言「+1」索取資料，回覆內容就應直接對應該份資料。若貼文只寫歡迎查詢，卻設定一個沒出現過的關鍵字，顧客未必會自然使用。
| 貼文目的 | 可考慮的關鍵字 | 設定前留意 |
|---|---|---|
| 索取指定介紹 | +1 | 貼文清楚說明留言後可取得甚麼 |
| 了解服務收費 | 價錢 | 回覆須對應該貼文的服務 |
| 取得產品或活動介紹 | 資料 | 避免不同用途共用含糊答案 |
兩段回覆各自做好一件事
公開回覆宜簡短，例如「資料會透過私訊提供，請留意訊息」。首次私訊則寫清楚商戶身份、對方索取的資料及一個下一步。預約類查詢可請顧客提供日期、人數或時段，再由真人確認空位及報價；不要把尚未核實的安排寫成保證。
按查詢用途選擇比對方式
「包含」可在較長留言中找到關鍵字；「整句相同」則要求整句對應。例如關鍵字是「資料」，「想要資料」適合用包含比對；用整句相同，就不會把這句視為「資料」。先按用途選擇，避免過闊或過窄。
設定多個關鍵字時，「任一」表示命中其中一個即可；「全部」表示要符合全部。例如「餐牌」與「menu」是兩種索取方式，用任一較符合用途；誤設為全部，便會要求顧客在同一留言寫齊兩個。
比對會略去前後空白，並忽略英文大小寫，但不會自動互換全半形或繁簡字。「+1」與「＋１」、「價錢」與「价格」應分開考慮。可把常見寫法列入關鍵字，再用顧客實際會輸入的格式測試。
啟用後，用正反例核對結果
先確認選對帳戶和貼文，完成設定並啟用，再作小量測試。免費方案同時可啟用 1 個帖子，按排程約 15–30 分鐘處理；實際送達亦受平台狀況影響，最新額度以工作區顯示為準。
- 用符合關鍵字的留言，核對公開回覆與首次私訊是否出現及內容是否正確。
- 用一個不符合規則的例子，檢查有沒有不應出現的回覆。
- 若結果不符預期，每次只調整一項設定，再等待處理及核對，避免反覆重播造成重複訊息。
把真人接手列入流程
觸發成功後，仍要有人查看顧客後續問題。留意哪些字眼經常漏接、哪些文案令人誤解，再逐步改善。規則已儲存不等於訊息已送達，收到首次私訊亦不代表已完成預約或交易。